Kenapa Undangan Perlu Disiapkan dengan Teliti?
Undangan adalah media informasi resmi untuk mengabarkan acara kepada keluarga, tamu, peserta, wali murid, anggota komunitas atau pihak terkait. Undangan yang salah tanggal, salah nama, salah lokasi atau kurang jelas dapat membuat penerima bingung.
Karena itu, sebelum dicetak, isi undangan harus dicek dengan teliti. Mulai dari nama acara, nama pihak yang mengundang, tanggal, jam, lokasi, susunan acara, kontak, desain dan jumlah cetak.
Sebelum cetak undangan, pastikan teks sudah final dan sudah dicek oleh pihak yang bertanggung jawab.
1. Jenis Undangan yang Sering Dicetak
Kebutuhan undangan bisa berbeda sesuai jenis acara. Undangan keluarga biasanya membutuhkan tampilan hangat, sedangkan undangan resmi membutuhkan tampilan lebih formal, jelas dan rapi.
Undangan Pernikahan
Untuk akad, resepsi, walimatul ursy, syukuran dan acara keluarga besar.
Undangan Aqiqah & Khitanan
Untuk tasyakuran keluarga, pengajian, doa bersama dan acara anak.
Undangan Pengajian
Untuk majelis taklim, haul, yasinan, tahlilan, kajian dan kegiatan keagamaan.
Undangan Resmi
Untuk rapat, seminar, sekolah, instansi, organisasi, komunitas dan acara formal.
2. Data yang Harus Ada di Undangan
Isi undangan harus mudah dipahami. Jangan sampai desain terlihat bagus, tetapi informasi penting justru kurang jelas atau ada kesalahan penulisan.
Checklist isi undangan:
- Nama acara.
- Nama pihak yang mengundang.
- Hari dan tanggal acara.
- Jam atau waktu acara.
- Lokasi lengkap.
- Alamat tambahan atau patokan lokasi jika perlu.
- Susunan acara jika diperlukan.
- Kontak panitia atau keluarga jika perlu.
- Dress code atau catatan khusus jika ada.
- QR code lokasi jika diperlukan.
3. Pilih Ukuran Undangan yang Sesuai
Ukuran undangan mempengaruhi tampilan, biaya dan kenyamanan penerima saat membaca. Undangan kecil cocok untuk informasi singkat, sedangkan undangan lipat atau lebih besar cocok untuk informasi yang lebih banyak.
| Jenis Ukuran | Cocok Untuk | Catatan |
|---|---|---|
| Kecil / simple | Pengajian, tahlilan, rapat kecil, acara keluarga sederhana. | Lebih hemat dan cocok untuk informasi singkat. |
| A5 / setengah A4 | Pernikahan, aqiqah, khitanan, seminar, undangan resmi. | Ukuran cukup nyaman untuk informasi lengkap. |
| Lipat dua | Undangan keluarga, acara resmi, kegiatan sekolah. | Tampilan lebih rapi dan bisa memuat informasi lebih banyak. |
| Custom | Acara premium, hampers, undangan khusus, event brand. | Bisa dibuat sesuai konsep acara dan budget. |
4. Pilih Bahan Kertas Undangan
Bahan kertas menentukan kesan undangan. Untuk undangan sederhana, bahan standar sudah cukup. Untuk undangan premium atau acara resmi, bahan yang lebih tebal dan tekstur yang lebih elegan bisa dipertimbangkan.
Bahan yang sering digunakan:
- Art paper: cocok untuk undangan berwarna, tampilan bersih dan ekonomis.
- Ivory: lebih tebal, cocok untuk undangan yang ingin terasa lebih kokoh.
- Linen: memiliki tekstur, cocok untuk undangan formal dan elegan.
- Jasmine / fancy paper: cocok untuk undangan yang ingin tampil lebih premium.
- HVS tebal: bisa dipakai untuk undangan sederhana atau acara internal.
5. Desain Undangan yang Rapi dan Mudah Dibaca
Desain undangan tidak boleh hanya cantik, tetapi juga harus mudah dibaca. Teks utama seperti nama acara, tanggal, jam dan lokasi harus terlihat jelas. Jangan terlalu banyak memakai font dekoratif untuk informasi penting.
Tips desain undangan:
- Gunakan maksimal dua atau tiga jenis font.
- Pastikan tanggal, jam dan lokasi terlihat jelas.
- Jangan memakai warna teks yang terlalu mirip dengan background.
- Sisakan ruang kosong agar desain tidak terlalu penuh.
- Gunakan foto atau ornamen seperlunya.
- Sesuaikan gaya desain dengan jenis acara.
6. Bedanya Undangan Keluarga dan Undangan Resmi
Undangan keluarga biasanya lebih fleksibel, hangat dan dekoratif. Sedangkan undangan resmi perlu lebih formal, jelas dan sesuai identitas lembaga atau panitia.
| Jenis Undangan | Gaya Desain | Isi Penting |
|---|---|---|
| Undangan keluarga | Lebih hangat, bisa dekoratif, warna menyesuaikan tema acara. | Nama keluarga, acara, tanggal, waktu, lokasi, doa atau catatan khusus. |
| Undangan resmi | Lebih formal, bersih, rapi dan memakai identitas lembaga. | Kop/logo, nomor surat jika ada, tujuan, agenda, waktu, tempat dan penanggung jawab. |
| Undangan sekolah | Formal tetapi tetap komunikatif untuk wali murid atau peserta. | Nama sekolah, acara, waktu, tempat, agenda dan kontak panitia. |
7. Finishing Undangan
Finishing membuat undangan terlihat lebih rapi dan siap dibagikan. Tidak semua undangan perlu finishing premium, tetapi beberapa finishing dapat meningkatkan tampilan.
- Potong rapi: memastikan ukuran undangan konsisten.
- Lipat: untuk model undangan lipat dua atau lipat tiga.
- Laminasi: memberi perlindungan dan tampilan lebih premium.
- Pond / bentuk custom: untuk undangan dengan bentuk khusus.
- Amplop: untuk tampilan lebih formal atau elegan.
8. File yang Perlu Disiapkan Sebelum Cetak
Jika desain undangan sudah ada, kirim file dalam format yang aman. PDF Print biasanya lebih aman karena layout dan ukuran lebih stabil saat dicetak.
Checklist file undangan:
- Ukuran desain sudah sesuai ukuran cetak.
- Teks sudah final dan tidak ada salah ketik.
- Tanggal, jam dan lokasi sudah dicek ulang.
- Logo atau foto tidak pecah.
- File dikirim sebagai PDF Print, CDR, AI, JPG/PNG besar atau link Canva.
- Jika ada QR code lokasi, pastikan sudah bisa discan.
- Jumlah cetak dan deadline sudah jelas.
Jangan hanya mengirim screenshot desain undangan karena kualitasnya sering tidak aman untuk cetak.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Cetak Undangan
Beberapa kesalahan yang sering menyebabkan undangan harus direvisi atau dicetak ulang:
- Nama pihak yang mengundang salah penulisan.
- Tanggal atau hari tidak sesuai.
- Jam acara belum final.
- Alamat lokasi kurang lengkap.
- QR code lokasi tidak bisa discan.
- Desain terlalu ramai sehingga teks sulit dibaca.
- File hanya berupa screenshot.
- Jumlah cetak tidak ditambah cadangan.
9. Jangan Lupa Hitung Cadangan Undangan
Saat mencetak undangan, sebaiknya jumlah cetak tidak dibuat terlalu pas. Tambahkan cadangan untuk tamu tambahan, kesalahan penulisan nama penerima, undangan arsip, panitia, keluarga atau kebutuhan mendadak.
Cetak Undangan di Arjasa Printing
Arjasa Printing melayani cetak undangan pernikahan, aqiqah, khitanan, pengajian, tahlilan, rapat, seminar, acara sekolah, instansi, komunitas dan acara resmi lainnya.
Kirim jenis acara, teks undangan, ukuran, jumlah, bahan, desain, finishing dan deadline melalui WhatsApp. Jika belum punya desain, kirim referensi tampilan agar kebutuhan bisa diarahkan.
Format order: jenis acara + teks undangan + ukuran + jumlah + bahan + file desain + deadline.